La qualifica dei fornitori è ormai diventata fondamentale in ogni azienda, piccola o grande che sia.
Il suo scopo è quello di valutare le opportunità da nuove collaborazioni, ma anche i rischi che potrebbero derivarne.
L’Approvvigionamento dei fornitori deve verificare innanzitutto l’affidabilità delle aziende.
L’essere economicamente vantaggiosi non è più requisito fondamentale; gli elementi più importanti da tenere in considerazione sono legati alle aspettative del committente attraverso gli articoli contrattuali concordati e il rispetto delle normative vigenti, nutrendo così un rapporto di fiducia.
Un’azienda ben strutturata affida il processo di approvvigionamento fornitori alla divisione Procurement o all’Area Acquisti. Questa si occupa della selezione del fornitore, della sua qualifica attraverso particolari criteri, della sua valutazione e le periodiche riconferme di collaborazione, mantenendo sempre aggiornato l’Albo Fornitori.
Le aziende, anche quelle di più piccole dimensioni, stanno optando per la digitalizzazione dell’Albo Fornitori, mosse dalla necessità di una gestione e qualifica più veloce ed efficace.
Safety Job, con l’ideazione del Software Albo Fornitori, permetterà l’automatizzazione dell’iter di iscrizione e qualifica, snellendo i processi affidati all’Ufficio Acquisti e Procurement.
Un Albo Fornitori informatizzato consente la catalogazione delle identità e degli ambiti attività dei fornitori lavorando in connessione con la banca dati di riferimento e trasformando il processo di Approvvigionamento tradizionale in e-procurement.
La scelta dei fornitori avviene su più fasi:
- selezione dei fornitori: i collaboratori vengono scelti in base a criteri di qualifica ben definiti come la competenza (CV dei professionisti), la presenza di certificazioni ISO su qualità, sicurezza, ambiente e IT, esperienza professionale;
- valutazione dei fornitori: è di primaria importanza. Le aziende hanno l’obbligo e la necessità di verificare la qualità della collaborazione con i propri business partners:
- catalogo servizi o prodotti;
- tempi di consegna o intervento;
- aspetto economico, ma subordinato a tutte le variabili.
Se il fornitore viene scelto come collaboratore, può essere inserito nell’Albo Fornitori, concludendo la fase di qualifica. L’Albo Fornitori è lo strumento di cui ogni funzione aziendale può servirsi per la richiesta di prodotti o servizi, con la tranquillità e la garanzia della creazione di un contatto sicuro e qualificato.
I fornitori sono suddivisi per gruppi merceologici in base ai servizi o ai prodotti offerti e sono quasi sempre più di uno, soprattutto per quanto riguarda le forniture strategiche per l’azienda.
La valutazione dei fornitori deve avvenire in maniera proattiva per prevenire eventuali disservizi e rischi e analizzare di volta in volta se sia il caso di utilizzare un fornitore rispetto ad un altro.
Le performance dei fornitori sono subordinate a diversi criteri: compliance al contratto, continuità operativa, qualità dei prodotti o dei servizi, corretta gestione della sicurezza sul posto di lavoro, formazione e aggiornamento del personale, autorizzazioni ambientali, presenza di policy per la protezione dei dati personali, etc.
Periodicamente si procede alle riqualifiche dei fornitori. Un aggiornamento dei dati ha lo scopo di verificare che le condizioni non siano mutate nel tempo per poter riconfermare la presenza del fornitore nell’Albo.
Un processo di qualifica accurato offre numerosi vantaggi, in primis quello di migliorare la qualità dell’offerta avvalendosi di fornitori di fiducia, soddisfacendo di conseguenza le esigenze dei clienti.
Un fornitore scelto in modo oculato e qualificato previene i rischi anche in materia di salute e sicurezza sul lavoro, evitando danni alla reputazione e interruzioni delle attività.
